Peppol e-facturatie: verplicht in België sinds 2026. Wat betekent het voor je webshop en boekhouding (en in Nederland)?

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, verstuurd via het Peppol-netwerk. Een pdf-factuur per e-mail volstaat tussen Belgische bedrijven dus niet meer. Facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, maar ook wie alleen aan consumenten verkoopt, moet e-facturen van zijn leveranciers kunnen ontvangen.

Voor een webshop betekent dat: bestellingen van particulieren blijven zoals ze waren, bestellingen van Belgische bedrijven met een btw-nummer moeten gefactureerd worden via Peppol. Dat vraagt een goede koppeling tussen je webshop en je boekhoudsoftware.

In Nederland is e-facturatie tussen bedrijven nog niet verplicht. Het kabinet heeft in september 2026 wel gekozen om het vanaf 1 juli 2030 in te voeren. Wie in beide landen verkoopt, doet er goed aan nu al één werkwijze te kiezen.

#Wat is Peppol en wat is een gestructureerde e-factuur?

Een gestructureerde e-factuur is een factuur in een vast digitaal formaat die rechtstreeks van de software van de leverancier naar die van de klant gaat. Peppol is het netwerk waarover die facturen reizen. Een pdf is voor de wet dus géén gestructureerde e-factuur, ook al is ze digitaal.

Het verschil zit in wat de software kan lezen. Een pdf moet een mens overtikken of een programma moet ze proberen te herkennen. Een e-factuur in het Peppol-formaat (Peppol BIS, gebaseerd op de Europese norm EN 16931) bevat alle gegevens in vaste velden: btw-nummer, bedragen, btw-tarieven, vervaldatum. Je boekhoudpakket kan ze meteen verwerken.

FOD Financiën vergelijkt Peppol met een telecomnetwerk (opent in een nieuw venster). Je facturatie- of boekhoudsoftware maakt een beveiligde verbinding met het netwerk, via een Peppol-dienstverlener (een "access point"). Je klant doet hetzelfde. Wie geregistreerd is, is terug te vinden in de openbare Peppol Directory (opent in een nieuw venster).

#Wie moet e-factureren in België?

Heb je een actief Belgisch btw-nummer, dan val je onder de verplichting. De wettelijke basis is de wet van 6 februari 2024 (opent in een nieuw venster) die het Btw-Wetboek wijzigde. Er zijn maar enkele uitzonderingen.

Belangrijk om te weten, volgens efactuur.belgium.be (opent in een nieuw venster):

• Kleine ondernemingen met btw-vrijstelling (omzet tot 25.000 euro per jaar) vallen in principe óók onder de verplichting.
• Alleen particuliere klanten? Dan geldt de verplichting niet voor je uitgaande facturen. Je moet wel e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
• Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting in België vallen er niet onder, ook niet als ze een Belgisch btw-nummer hebben.
• Ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen verrichten (artikel 44 van het Btw-Wetboek, bijvoorbeeld bepaalde medische beroepen) hoeven niet te verzenden of te ontvangen.
• Gefailleerde btw-plichtigen en forfaitaire btw-plichtigen hoeven niet te verzenden. De forfaitaire regeling dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit.

Is één van de twee partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet voor die transactie. Of een onderneming btw-plichtig is, zie je in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

#Wat betekent Peppol voor je webshop?

Je webshop moet het onderscheid maken tussen consumenten en Belgische btw-plichtige bedrijven. Consumenten krijgen een gewone factuur of kasticket, bedrijven met een Belgisch btw-nummer een e-factuur via Peppol.

Praktisch vraagt dat een paar aanpassingen:

1. Vraag het btw-nummer in je checkout als iemand als bedrijf bestelt, en controleer het formaat.
2. Stuur de factuur via je boekhoud- of facturatiesoftware en niet als pdf uit de webshop zelf, tenzij je webshop rechtstreeks met een Peppol-dienstverlener verbonden is.
3. Laat de gegevens automatisch doorlopen van bestelling naar factuur: klantgegevens, btw-tarieven, verzendkosten, kortingen en creditnota's bij retours.
4. Kasticket plus factuur: heb je een fysieke winkel met een geregistreerd kassasysteem, dan blijft een factuur naast het kasticket nodig voor zakelijke klanten. De e-factuur vervangt het kasticket niet.

Werkt je webshop op een standaardplatform, dan gebeurt dit meestal met een extensie of een koppeling met je boekhoudpakket. Bij maatwerk bouw je die verbinding rechtstreeks in. De keuze tussen platformen lees je in ons artikel over Shopify, WooCommerce of een webshop op maat. Hoe zo'n verbinding tussen systemen in elkaar zit, lees je op onze pagina over koppelingen.

#Tolerantieperiode, boetes en wat als je klant niet klaar is

De algemene tolerantieperiode van drie maanden is voorbij: ze liep van 1 januari tot 31 maart 2026. Sinds 1 april 2026 kan FOD Financiën boetes opleggen. Alleen in uitzonderlijke omstandigheden, na een individuele analyse van je dossier, ziet ze daarvan nog af.

Die tolerantie gold alleen voor ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig en redelijk (opent in een nieuw venster) voorbereidingen hadden getroffen. Voor self-billing, waarbij de klant de factuur opmaakt in plaats van de leverancier, gold nog een specifieke tolerantie tot en met 30 juni 2026 (opent in een nieuw venster).

De boetes voor wie niet over de technische middelen beschikt om e-facturen te versturen en te ontvangen, staan in een koninklijk besluit van 8 juli 2025:

Een volgende overtreding telt pas als ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. Daarnaast blijven de bestaande btw-boetes gelden voor facturen die niet, te laat of met fouten worden uitgereikt.

Je klant is niet klaar? Dan geldt een terugvalregel. Kan de ontvanger om technische redenen geen e-factuur ontvangen, dan mag je de factuur op een andere manier uitreiken, bijvoorbeeld als pdf. Gaat dat elektronisch, dan moet de klant akkoord gaan. Je klant blijft wel verplicht om zich zo snel mogelijk in orde te stellen, en loopt zelf het risico op een boete. Eens hij klaar is, hoef je oude facturen niet opnieuw via Peppol te versturen.

#Fiscale steun: 120 procent kostenaftrek voor kmo's

Kleine kmo's en zelfstandigen kunnen de kosten van e-facturatie verhoogd aftrekken. Volgens FOD Financiën (opent in een nieuw venster) gelden twee maatregelen:

• Verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor abonnementen op facturatiesoftware en voor advieskosten die je maakt om aan de nieuwe verplichting te voldoen, in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Betaal je een meerprijs op een bestaand abonnement, dan komt die in aanmerking als ze afzonderlijk op de factuur staat.
• Verhoogde investeringsaftrek van 20 procent voor digitale investeringen, sinds 1 januari 2025. Eigen IT-ontwikkeling kan daar onder voorwaarden onder vallen.

Een kleine vennootschap is er een die op balansdatum niet meer dan één van deze grenzen overschrijdt: 11.250.000 euro omzet, 6.000.000 euro balanstotaal of 50 werknemers. Vraag je boekhouder hoe je de aftrek toepast.

#Wat komt er nog? E-reporting in 2028 en ViDA in 2030

E-facturatie is de eerste stap. De volgende is e-reporting: de gegevens van je facturen worden dan bijna in realtime aan de overheid gemeld. Volgens de FAQ van FOD Financiën (opent in een nieuw venster) staat dat in het federale regeerakkoord 2025-2029 met als timing 2028, maar het moet nog in wetgeving worden omgezet. Het zou de jaarlijkse klantenlisting vervangen.

Op Europees niveau werd in maart 2025 het ViDA-pakket (btw in het digitale tijdperk) definitief goedgekeurd. Vanaf juli 2030 worden e-facturatie en digitale rapportage verplicht voor transacties tussen bedrijven in verschillende EU-landen. Wie nu een goede e-facturatiestroom opzet, is daar dus al grotendeels op voorbereid.

#Nederland: nog niet verplicht, wel gepland voor 2030

In Nederland is e-facturatie tussen bedrijven vandaag niet verplicht. Het is wel al verplicht als je aan de Rijksoverheid levert, zegt het Ondernemersplein (opent in een nieuw venster). Andere overheden zoals gemeenten vragen het soms.

Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het e-facturatie verplicht wil maken vanaf 1 juli 2030 (opent in een nieuw venster), voor zowel binnenlandse als internationale transacties tussen bedrijven. De rapportageplicht voor binnenlandse transacties volgt op 1 juli 2031.

Heb je als Nederlands bedrijf Belgische zakelijke klanten, dan val je zonder vaste inrichting in België niet onder de Belgische verplichting. Maar je klanten zitten wel op Peppol, en ze verwerken je factuur liever automatisch. Omdat Peppol een internationaal netwerk is, kun je nu al vrijwillig via Peppol factureren als je klant akkoord is.

#Stappenplan: zo zet je e-facturatie goed op

De beste volgorde is: eerst je software, dan je processen, dan je webshop. Zo voorkom je dat je halve oplossingen aan elkaar knoopt.

1. Check of je onder de verplichting valt met de tool van de overheid (opent in een nieuw venster) of bij je boekhouder.
2. Kies facturatie- of boekhoudsoftware met Peppol-verbinding. FOD Financiën publiceert een lijst met oplossingen, ook goedkope of deels gratis.
3. Registreer je op Peppol via die software, zodat je ook e-facturen kunt ontvangen. Controleer daarna of je in de Peppol Directory staat.
4. Breng je factuurstromen in kaart: webshop, offertes, abonnementen, creditnota's, self-billing via marktplaatsen.
5. Koppel je webshop aan je boekhoudpakket, zodat B2B-bestellingen automatisch als e-factuur vertrekken en B2C-bestellingen niet.
6. Test met een paar vaste klanten en controleer of btw-tarieven, kortingen en verzendkosten correct in de e-factuur staan.
7. Pas je checkout aan: een duidelijke keuze tussen particulier en bedrijf, met een veld voor het btw-nummer.
8. Archiveer correct. De bewaarregels veranderen niet: bewaar de gestructureerde e-factuur zelf gedurende de volledige bewaartermijn.

#De meest voorkomende fouten

De meeste fouten zitten in de overgang tussen systemen, niet in Peppol zelf.

• Denken dat je buiten schot blijft omdat je alleen aan particulieren verkoopt. Je moet nog altijd e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
• Dubbele facturen: de webshop mailt een pdf én de boekhouding stuurt een e-factuur, met twee factuurnummers voor één bestelling.
• Ontbrekend of fout btw-nummer: zonder correct nummer vindt je software de ontvanger niet op Peppol.
• Retours vergeten: creditnota's aan Belgische bedrijven moeten volgens FOD Financiën (opent in een nieuw venster) ook via Peppol vertrekken, in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur.
• Bijlagen via een ander kanaal: FOD Financiën vraagt bijlagen via hetzelfde kanaal als de factuur mee te sturen.

Brisk bouwt webshops en software op maat en koppelt ze aan je boekhoudpakket, zodat e-facturatie een automatisch onderdeel van je bestelproces wordt. Plan je een nieuwe webshop, lees dan ook ons artikel over een webshop laten maken, en vergeet de toegankelijkheidsregels niet uit ons artikel over de European Accessibility Act.